Meiner Erfahrung nach ist es wichtig die operative Aufbauorganisation des Projektes entlang der e2e Prozessbereiche zu gestalten (diese können analog den im Beitrag 10 skizzierten e2e Testbereichen definiert sein). So ergeben sich Prozessteams mit klar definierten Prozess-Startereignissen und Prozessendergebnissen (s. dazu auch Register „Definitions“ in der Business_Process_List_SAMPLE.xlsx oder Seite 2 in Business_Process_List_SAMPLE_DE.pdf. Die Excel-Verison der BPML können Sie über diesen Link im Digistore24 erwerben und herunterladen.)

 

Querschnittsfunktionen

Darüber hinaus gibt es allerdings auch Querschnittsfunktionen, die in mehreren e2e-Prozessbereichen relevant sind und idealerweise über alle Prozessbereiche gleichartig aufgebaut, gehandhabt und gemanagt werden sollten. Typische Beispiele hierfür sind:

  • (e)WM – Lagerplatzverwaltung und -Management: dieses spielt i.d.R. sowohl im Wareneingang, in der internen Versorgung der Produktionsplätze im Shopfloor, wie auch beim Warenausgang eine wichtige Rolle
  • QM – Qualitätsmanagement: auch hier werden Funktionen i.d.R. sowohl im Wareneingang, produktionsbegleitend im Shopfloor, wie auch beim Warenausgang genutzt. Zudem gibt es in diesem Bereich häufig auch noch eigene Prozesse, wie z.B. Abwicklung interner Q-Mängel, Non-Conformity Prozesse oder das Management und die Kalibrierung von Prüfgeräten
  • Integrierte Planung: dies ist vielleicht der am meisten vernachlässigte Bereich bei der Einführung von SAP Systemen, obwohl es sich dabei ja um die Einführung eines ERP (Enterprise Ressource Planning) Systems handelt, dessen ureigenste Aufgabe eben genau die Bereitstellung dieser Planungsabläufe sind. Da dies oft mit erheblicher organisatorischer Umstellung einhergeht und ein hohes Maß an integrativer Disziplin erfordert, empfehle ich dringend, dieses in einem eigenen Querschnittsteam zusammenzufassen – die gelungene Einführung einer durchgängigen integrierten Planung bietet nämlich das mit Abstand größte Nutzenpotenzial einer SAP Einführung (ein beispielhafter detaillierter Ablauf der gesamten integrierten (logistischen Planung) im S/4HANA kann diesem Beispieltestskript zur Planung entnommen werden: Test_Script sample_Planning_DE.pdf).
    Betroffene Planungsprozessbereiche sind:

    • Programmplanung
    • Langfristplanung
    • Materialbedarfsplanung
    • Produktionsfeinplanung
    • Bedarfsorientierte Nachschubplanung
    • Produktionsvorbereitung
    • Integration eines externen MES
    • Sowie die regelmäßige Bearbeitung von Negativereignissen
  • MDM – Master-Data Management: Definition der künftig im S/4HANA zu nutzenden Stammdaten (-modelle) und Festlegung der künftigen Prozesse zum (funktionsübergreifenden) Stammdatenaufbau und der notwendigen Governance zum Erhalt der Stammdatenqualität

 

Zentral gemanagte Prozesse und Funktionen

Neben diesen Prozess- und Funktionsbezogenen Arbeitsbereichen oder Teams hat es sich aus meiner Sicht bewährt, noch einige Arbeitsbereiche zu definieren, die über alle Prozesse und Funktionen hinweg zentral gemanagt werden und so sicherstellen, dass alle Prozess- und Funktionsteams diese Themen nicht aus dem Auge verlieren und gleichartige Ergebnisse erzeugen. Es sind dies:

  • Data-Cleansing: Identifikation und Bereinigung der migrationsrelevanten Stammdaten in den Altsystemen, angefangen von der Active-Record Identifikation bis hin zur inhaltlichen Überarbeitung und Vervollständigung fehlerhaft gepflegter Felder im Altsystem
  • OCM – Organizational Change Management: Identifikation aller notwendigen organisatorischen Änderungen (in der Aufbau wie auch in der Ablauforganisation) zum künftigen effektiven Betrieb S/4HANA Best-Practice Prozesse. Definition aller Betroffenen Anwender; Freigabe entsprechend der Führungsstruktur; Sicherstellung der vollständigen Kommunikation der Änderungen an alle Betroffenen durch die Linienorganisation bis spätestens vor Beginn der Endanwendertrainings. Die Planung, Durchführung und Kontrolle der Endanwendertrainings und Aktualisierung der Personalakten der Trainingsteilnehmer gehört dann ebenso zu den Aufgaben dieses Teams wie die Sicherstellung, dass alle notwendigen offiziellen Dokumente (Stellebeschreibungen, Arbeitsverträge etc.) angepasst sind und alle zu involvierenden Stellen (z.B. Arbeitnehmervertretungen) ausreichend und zeitgerecht informiert sind. Aus diesen Aufgaben geht schon hervor, dass dieses Team sich primär aus der HR Abteilung rekrutieren sollte.
  • Projekt-Kommunikation: Insbesondere, wenn die Einführung des neues S/4HANA Systems mit einer Reihe von Veränderungen einhergeht, wachsen unter den Mitarbeitern schnell Zweifel, Ängste und sogar Ablehnung, die zu schwerwiegenden Hürden führen können. Um eine zunehmend höhere Akzeptanz des künftigen Systems und ein positives Image desselben bereits vor dem Produktivstart aufzubauen, ist es extrem wichtig, auf den unterschiedlichen Kanälen konsistent und gleichartig aus dem Projekt heraus zu kommunizieren. Es muss dafür gesorgt werden, die Mitarbeiter zu motivieren, den neuen Weg mitzugehen, um das Unternehmen und die eigene Rolle nachhaltig zu stützen.
  • PMO – Projekt-Management-Office: Das PMO ist primär dafür zuständig, die von der Projektleitung definierten und im Projekthandbuch definierten Projektmanagement-Prozesse umzusetzen und deren Einhaltung zu überwachen. Auch unterstützt es das gesamte Team bei der Erstellung von Präsentationen und der Planung und Durchführung von Team-Events und Schulungsmaßnahmen für das Team. Falls das PMO über ausreichendes Know-How und fachliche wie zeitliche Kapazitäten verfügt, ist es auch möglich, die Projekt-Kommunikation in diesem mit anzusiedeln.
  • SAP-Basis und Infrastruktur: In diesem Team sind alle Infrastruktur und SAP-Basis nahen Themen zusammengefasst. Dies umfasst insbesondere die künftige Systemarchitektur, die Definition, den Aufbau und Betrieb der notwendigen IT-Infrastruktur, sowie die Administration der SAP Basis, die Definition und Umsetzung der Berechtigungen sowie alle notwendigen zusätzlichen Entwicklungen (Workflows, Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements, Forms).

Ich nenne all diese Teams „Zentral gemanagte Services“ und muss leider konstatieren, dass in vielen Unternehmen das Verständnis für die Wichtigkeit all dieser Themen, insbesondere OCM, Projekt-Kommunikation und PMO nicht ausreichend genug ausgeprägt ist und man häufig der Meinung ist, man könnte an diesen Stellen sparen – erfahrungsgemäß ein Trugschluss, den man am Ende häufig teuer dadurch bezahlt, dass das neue System nur mit sehr vielen Schwierigkeiten und gegen viele Widerstände eingeführt wird und dies zu einer unnötig langen und sehr teuren Stabilisierungsphase führt.

 

Projektleitung und Lenkungsausschuss

Natürlich gibt es über dieser Organisation dann noch die Projektleitung, den Lenkungsausschuss und, je nachdem, wer im Lenkungsausschuss vertreten ist, ein Gremium, dass sich aus der Führungsebene der betroffenen operativen Manager rekrutiert.

Schematisch dargestellt sieht die empfohlene Projektorganisation dann wie folgt aus:

Hier finden Sie eine Übersicht unserer Tools, die Sie im Digistore24 erwerben, herunterladen und für Ihr Projekt nutzen können.

Weiter geht es im nächsten Beitrag mit einer Übersicht über die wichtigsten zu implementierenden Projekt-Management Prozesse.