Zusammenfassung: Der Blogbeitrag zeigt die Bedeutung einer Stakeholder-Analyse auf und gibt einen praxisnahen Einstieg in das Erwartungsmanagement der internen Interessengruppen bei einem S/4HANA-Projekt.
ERP Einführungsprojekte sind im Projektverlauf häufig sehr schnell mit internen Widerständen konfrontiert. Dies liegt meistens nicht nur daran, dass viele Teile der betroffenen Organisationen Angst vor den kommenden Veränderungen haben, die mit so einem Projekt einhergehen. Vielmehr ist es häufig auch darin begründet, dass nicht alle von dem Projekt betroffenen Interessengruppen – die sog. Stakeholder – überhaupt „abgeholt wurden“ und sich somit „mitgenommen“ fühlen. Widerstände werden häufig eben gerade dadurch kreiert, das einzelne Stakeholder enttäuscht sind, weil sie eine andere Erwartung hatten, als das, was dann eingetreten ist.
DIE STRUKTURIERTE STAKEHOLDER-ANALYSE
Diese Thematik lässt sich relativ einfach und professionell im Rahmen einer strukturierten Stakeholder-Analyse adressieren und lösen. Hierbei wird wie folgt vorgegangen:
1. Identifikation der Stakeholdergruppen, also der betroffenen Teile der Organisation, Geschäftsführungsbereiche, Funktionen, Abteilungen, Standorte aber auch Betriebsräte und ggfs. andere interne Interessenvertreter
2. Auswahl der Vertreter (in der Regel die verantwortlichen Führungskräfte) der einzelnen Stakeholdergruppen; inwieweit man hier in der Struktur bis auf die Teamebene runter gehen muss, oder ob es ausreichend ist, den verantwortlichen Geschäftsführer zu befragen, ist sehr abhängig von dem Grad der Involvierung und der Homogenität der jeweiligen Organisation bzw. Stakeholdergruppe.
3. Erstellen einer Vorlage für die Befragung der jeweiligen Stakeholder. Folgende Fragen haben sich aus meiner Sicht bewährt:
A. Was sind Ihre drei wichtigsten Erwartungen an das Projektergebnis (mit Priorisierung von eins bis drei), wie werden diese jeweils gemessen (Kennzahl?), was ist die Zielgröße (der Kennzahl) und bis wann soll diese erreicht sein?
B. Was sind Ihre drei wichtigsten Erwartungen an die Projektdurchführung (mit Priorisierung von eins bis drei), wie werden diese jeweils gemessen (Kennzahl?), was ist die Zielgröße (der Kennzahl)?
4. Einladung (mit Versand der Vorlage) und Durchführung der Interviews mit allen Stakeholdern durch die Projektleitung. Diese sollte dabei auch darauf vorbereitet sein, in diesem Zusammenhang das Projekt dem jeweiligen Stakeholder vorstellen zu können (erstaunlicherweise habe ich immer wieder feststellen müssen, dass häufig wichtige Stakeholdergruppen sich der sie massiv betreffenden Projekte gar nicht bewusst waren). Am besten lässt man sich kurz von dem jeweiligen Stakeholder das Projekt erläutern, um festzustellen, inwieweit es in dem Teil der Organisation angekommen ist.
DIE TRANSPARENTE BESCHREIBUNG DER PROJEKTZIELSETZUNG
Die Ergebnisse aller Interviews werden in einer „Stakeholder Erwartungsmatrix“ zusammengefasst und bilden einen Teil der Beschreibung der Projektzielsetzung im Projekthandbuch und sind somit für alle Projektbeteiligten transparent. Identifizierte, sich widersprechende Erwartungen müssen dabei natürlich aufgelöst werden. Bewährt hat sich auch, für jeden Eintrag in der Erwartungsmatrix ein Mitglied aus dem Projektteam zu benennen, der sich um das Erreichen bzw. die Einhaltung dieses Punktes kümmert – also quasi eine Patenschaft dafür übernimmt.
Werkzeuge wie Interviewvorlagen, Erwartungsmatrix und deren Anwendung plane ich im Rahmen von PodCasts zur Verfügung zu stellen und detailliert zu erläutern. Falls Sie darauf nicht warten möchten oder können, schreiben Sie mich gerne an und wir finden sicher auch einen schnelleren, individuellen Weg für Sie.