Zusammenfassung: Der Blogbeitrag gibt einen Einblick in verschiedene Partnering-Modelle und hilft bei der Auswahl des geeigneten vertraglichen Set-Ups für die Zusammenarbeit mit externen Experten und Beratungshäusern bei einem S/4HANA-Projekt.
In der Regel sind die Vertragsmodelle zwischen Endkunden und beauftragten externen Experten (Systemintegratoren o.ä.) so aufgesetzt, dass allein schon aus der vertraglichen Situation eine Partei direkt übervorteilt wird, respektive im Vertragswerk eine Konstellation geschaffen wird, die eine direkte Motivation für eine der Parteien bildet, die andere zu übervorteilen.
ENTSPRECHENDE GÄNGIGE VERTRAGSMODELLE SIND:
– Abrechnung nach Zeit und Aufwand (T&M) -> Anreiz für den externen Partner, möglichst viel abzurechnen
– Abrechnung nach Zeit und Aufwand mit Kostendach (T&M with CAP) -> Anreiz für den externen Partner, das Kostendach mittels Scope-Change-Requests immer weiter zu verschieben; andererseits kein Anreiz für den externen Partner, noch Leistungen jenseits des Kostendachs zu erbringen, auch wenn die Qualität noch nicht stimmt.
PROJEKTARBEIT OHNE VERSCHWENDUNG
Wieviel besser wäre es, wenn die vertraglichen Vereinbarungen so aufgesetzt sind, dass alle Beteiligten permanent in die gewollte Richtung, dem vereinbarten Ziel entgegengesteuert würden und alle Zeiten, die nicht der Zielerreichung dienen im Projekt eliminiert werden. Das wäre lean – Projektarbeit ohne Verschwendung! Solche Modelle sind möglich und praktizierbar. Ein Modell, welches ich als am besten wirkend kennengelernt habe, ist ein sogenannten Shared-Risk Kostendach und relativ einfach zu skizzieren: Das Shared-Risk Kostendach
DAS SHARED-RISK KOSTENDACH
1. Es wird eine Aufwandschätzung unter Zugrundelegung der an früherer Stelle bereits skizzierten Elemente zur Zielbeschreibung erstellt.
2. Es wird ein Kostendach vereinbart, welches max. 10% von der Aufwandschätzung abweicht (so werden Schätzungenauigkeiten adressiert); dieses wir auch budgetiert
3. Es wird folgende Vereinbarung für Abweichungen getroffen:
– für die Unterschreitung des Kostendachs erhält der externe Partner als Bonus z.B. 30% des Differenzwertes ausbezahlt
– bei Überschreitung des Kostendachs darf der externe Partner die Aufwendungen nur noch mit z.B. 30% des ansonsten angesetzten Stundensatzes abrechnen
Wenn jetzt das Unternehmen ca. die Hälfte einer möglichen Einsparung (in diesem Fall 100%-30% = 70% / 2, also 35 %) für die internen Projektbeteiligten als Bonitierung ausschreibt, werden alle Projektbeteiligten in die richtige Richtung gelenkt, es werden viele Diskussionen unnötig, und damit wird deutlich weniger Zeit (durch den Beratungspartner wie auch intern) verschwendet.
Hier ein Rechenbespiel unter Anwendung der genannten Zahlen:
Aufwandschätzung des ext. Partners: EUR 500‘000 (Annahme 500 md a 1‘000 EUR/Tag)
Vereinbartes Shared-Risk-Kostendach: EUR 550‘000
Total verrechnet bei Fertigstellung / Abnahme: EUR 450‘000
Realisierte Unterschreitung EUR 100‘000
Bonitierungen:
externer Partner (30% der Einsparung) EUR 30‘000
internes Projektteam (35% der Einsparung) EUR 35‘000
Gesamtkosten für das Unternehmen (in Tsd. EUR) 450+30+35 = 515. Also hat auch das Unternehmen EUR 35‘000 im Vergleich zum Budget gespart und gleichzeitig eine hohe Motivation für alle Projektbeteiligten geschaffen, um das vorgegebene Ziel zu erreichen.
Mit Blick auf die Vollständigkeit: Überschreitungen des Kostendachs (Budgets) würden in diesem Rechenbeispiel dann nur mit 30% des Tagessatzes, also EUR 300/Tag verrechnet werden können.
Werkzeuge wie Vertragsvorlagen und deren Anwendung plane ich im Rahmen von PodCasts zur Verfügung zu stellen und detailliert zu erläutern. Falls Sie darauf nicht warten möchten oder können, schreiben Sie mich gerne an und wir finden sicher auch einen schnelleren, individuellen Weg für Sie.