Zusammenfassung: In diesem Beitrag wird betont, wie wichtig es ist, die Projektziele klar und vollständig zu definieren, um das angestrebte Projektergebnis erfolgreich zu erreichen.
Was sind nun die unterschiedlichen Blickwinkel aus denen die Projektzielsetzung beschrieben sein sollte, damit während des Projektes das Ziel nicht zu sehr in Bewegung gerät?
Die abzubildenden Business-Prozesse
Vorzugsweise eine vollständige Aufstellung der aktuell in der Realität auftretenden (in der Regel kundengetriebenen) Variationen des Wertschöpfungsprozesses (Order-To-Cash, i.e. Einzelverkauf vs. tgl. Belieferung mit mtl. Sammelrechnung uvm.) sowie die unterstützenden Prozesse im Rahmen einer BPML (Business Process Master List).
Die Querschnittfunktionen
Mit den meist branchenspezifisch zu nutzenden Querschnittfunktionen sind Funktionalitäten gemeint, die sich in der Abwicklung der meisten Prozesse wiederfinden, wie z. B.: Nutzung der Chargenabwicklung, Serialisierung oder Lagerplatzverwaltung. Einen guten Leitfaden ihrer Identifikation bieten die Funktionsbeschreibungen der ehemaligen Mittelstandspakete der SAP.
Der regionale Scope
Diesem Begriff bezeichnet alle Standorte mit einer eigenen postalischen Adresse, in denen das SAP-System zum Einsatz kommen soll und zwar mit einer Spezifikation, der an dem jeweiligen Standort zu nutzen geplanten Business Prozesse – ebenfalls in der BPML dokumentiert.
Der Systemscope
Diese Auflistung beschreibt die abzulösenden Alt-Systeme unter Nennung der Funktionen, grundsätzlichen Aussagen zur Migration der Daten und der Ablösung/dem Wegfall bestehender Schnittstellen im Rahmen einer Ist- und Solldarstellung der Systemlandschaft.
Die Verbesserungen
Die mit dem Vorhaben zu erzielenden, geplanten Verbesserungen werden in Kennzahlen ausgedrückt – pro betroffenem Funktions- oder GF-Bereich.
Meilensteinplanung
Diese Planung resultiert aus der zugrunde liegenden methodischen Vorgehensweise für das Gesamtvorhaben – und wird pro workstream definiert.
Priorisierung von Kosten – Qualität – Zeit
Es muss eine klare Priorisierung und Vorgabe für das Projekt im Rahmen des sogenannten magischen Dreiecks „Kosten – Qualität – Zeit“ vorgenommen werden; an dieser Stelle zieren sich Geschäftsführungen häufig, eine klare Vorgabe zu geben, diese ist aber unerlässlich, damit zielgerichtet entschieden werden kann.
Die Aufgabenteilung
Innerhalb der Projektplanung müssen alle Aufgaben in zu erstellenden kritischen Arbeitsergebnissen ausgedrückt werden – vorzugsweise mit deren Beschreibung/Abnahmekriterien, den zeitlichen Meilensteinen und mit definierten, vereinbarten Korrekturmaßnahmen für den Fall des Verfehlens im Rahmen einer sog. RACI-Matrix (Responsible-Accountable-Consulted-Informed).
Nachjustierung der SAP-Projektzielsetzung
Wenn all dies klar und umfassend beschrieben ist, wird man sowohl in der Lage sein, die benötigten internen Ressourcen mit ihrer notwendigen Einsatzintensität zu definieren als auch – falls dies im Rahmen eines Partnering-Modells stattfindet – einen Systemintegrator als externen Partner hinzuzuziehen, z. B. auf Basis eines Festpreisvertrags.
Wir reden hier zwar vom Startpunkt des Projektes. Es wird allerdings immer zulässig sein müssen, an der Projektzielsetzung in allen Aspekten nachzujustieren, solange dies im Rahmen eines gelebten Scope-Change-Request-Verfahrens passiert, in welchem die Konsequenzen der Änderung aufgezeigt und wissentlich in Kauf genommen werden.
Die genannten spezifischen Werkzeuge und deren Anwendung plane ich im Rahmen von PodCasts zur Verfügung zu stellen und detailliert zu erläutern. Falls Sie darauf nicht warten möchten oder können, schreiben Sie mich gerne an und wir finden sicher einen schnelleren, individuellen Weg für Sie!